Ideeën spuien via de brainserver

Notebooks vinden tegenwoordig hun toepassing op zeer uiteenlopende manieren. Een zeer creatieve implementatie kwamen we tegen bij Verdonk, Otten, Dik & Wiegerinck. Hier wordt een netwerk van Dell-notebooks ingezet bij brainstormsessies; de ‘brainserver’ is geboren.

Pascal Gerrits

Als onderdeel van de VODW Marketing Village is Verdonk, Otten, Dik & Wiegerinck het marketing- en managementadviesbureau dat organisaties en ondernemingen adviseert bij het ontwikkelen en realiseren van hun strategie en marketingvisie. We spraken hier met Ramon R. Richie, de systeem- en netwerkbeheerder van het bedrijf. Zijn belangrijkste taak is ervoor te zorgen dat de VODW-medewerkers over de meest geschikte apparatuur kunnen beschikken. In deze functie kon hij ons meer vertellen over de geheimzinnige ‘brainserver’, die het bedrijf rijk is.

In elk VODW-kantoort staat tegenwoordig wel een Dell-computer. Werd er vroeger alleen op Apple-machines gewerkt, vanwege het hoge uitvalspercentage daarvan ging Richie zo’n twee jaar geleden op zoek naar een nieuwe leverancier. “Bovendien zat Apple in een tijdelijk dipje, net toen ons computerpark geheel was afgeschreven. We hebben daarom alle Apple-apparatuur in de loop van ongeveer een half jaar de deur uit gedaan en vervangen door systemen van Dell.” De keuze voor deze producent was weloverwogen: “We wilden iets betrouwbaarders.” Pikant detail in dit verhaal is dat de eerste ontwerper van de notebooklijn van Dell afkomstig was van Apple. “Als je een Apple 1400 notebook naast de Latitude van Dell legt, dan is het qua uiterlijk bijna een kopie.”

naar top

De notebook als vertegenwoordiger

Van een marketingbureau mag je verwachten dat ‘uiterlijk’ in verband met het veelvuldig klantencontact belangrijk is. Daarom speelde de ‘look’ en kleur van bijvoorbeeld de Latitude, die gelukkig ook nog zonder moeite de testfase doorliep, een grote rol. “We zien graag dat het ontwerp in dezelfde kleur en lijn is doorgevoerd.” Hierbij keek Richie zelfs naar de plaatsing van de speakers; bij sommige fabrikanten zijn die op het gedeelte bevestigd waar de handpalm tijdens het typen op rust, waardoor ze plakkerig en vies worden. Ook kleinere details bleken belangrijk: “Dat balletje op het toetsenbord is gewoon lelijk; kom je bij een klant, dan zit er zo’n bruin vlekje in het midden.” Dell leverde zonder tussenleverancier zijn notebooks op dat moment alleen met trackpad uit.

Verder scoorden de Dell-notebooks veel punten doordat de harde schijf gemakkelijk te vervangen was en met de pre-sale service, die Dell met zijn Premium-site kan leveren. Met behulp van een speciale inlog-account krijgen afnemers hier een overzicht van bijvoorbeeld reeds bestelde configuraties. “Op dit moment werken er daarom zo’n 150 van onze buitenmensen met een Latitude CPi.”

naar top

Creatief met notebook

Ramon Richie  met een Latitude  CPi van Dell.

In de marketingwereld is creativiteit een van de belangrijkste ingrediënten voor succesvolle klantgerichte oplossingen. Dat VODW dit ook erg hoog in haar vaandel heeft staan, blijkt wel uit hun notebooknetwerk voor brainstormsessies en elektronische vergaderingen. Ergens beneden in een keldertje, tussen lege computerdozen en zoemende servers, is een speciale ruimte ingericht voor deze zogenaamde ‘brainserver’. Voor de nodige inspiratie is de geest van grote denkers uit de geschiedenis zoals Albert Einstein door middel van portretten in de ruimte aanwezig. De brainserver bestaat uit een netwerk van aan elkaar gekoppelde notebooks, dat draait op een Windows NT-server. “Dat is op zich bijzonder, omdat ze bij Dell zeiden dat ze dit niet konden ondersteunen. Wij hebben toen gewoon gezegd ‘dat doen we toch’. En het draait nu lekker - 24 uur per dag.”

De notebooks zijn opgesteld rond een whiteboard, waarop de sessieleider via een dataprojector de gespuide ideeën kan weergeven. Dankzij bepaalde functies wordt de informatie zo overzichtelijk mogelijk gepresenteerd. De notebooks zijn verbonden door middel van één hub en netwerkkaarten van Xircom. Waarschijnlijk kan in de toekomst de bekabeling achterwege blijven dankzij bijvoorbeeld Bluetooth, maar “dat soort technologieën is op dit moment nog te kostbaar”.

Het systeem draait op software van Ventana. “Het concept is goed, de gebruiksvriendelijkheid is iets minder. Maar dat is beter dan andersom en het programma voldoet aan onze huidige eisen,” aldus Richie.

De brainserver moest vanwege de hoogfrequente klantbezoeken mobiel zijn. “Vandaar dat we voor notebooks hebben gekozen. Als we bij een klant zo’n sessie wilden organiseren, kunnen we het geheel in koffertjes inpakken en ter plaatse installeren.”

In de praktijk zitten de sessieleden achter hun beeldscherm en typen op de notebook bijvoorbeeld een nieuwe merknaam in. Doordat alle ideeën van anderen ook op het scherm verschijnen, kan daar weer op gereageerd worden. “Het systeem is veel anoniemer dan een normale brainstormsessie, waardoor deelnemers veel eerder durven te reageren en gezagsverhoudingen geen invloed hebben. Bovendien hoef je niet te wachten tot je van de leider het woord krijgt, voordat je met je eigen idee kunt komen.” Deze eigenschappen, gecombineerd met de in de ruimte aanwezige geest en de kracht van de notebooks, zal VODW nog veel vruchtbare recepten opleveren.

naar top