Outlook 2000 — e-mailcentrum van de toekomst

Als je in het tijdperk van de elektronische gegevensoverdracht ook onderweg continu bereikbaar wilt blijven en kunnen reageren, dan heb je een krachtig programma voor e-mail en persoonlijk informatiebeheer nodig. Outlook 2000 is dat. We laten zien wat de Outlook-suite allemaal kan en hoe je het programma het beste kunt gebruiken.

Harald Karcher

 

Met behulp van een muisklik verandert  de Outlook 2000-kalender in een HTML-pagina,  die via e-mail verstuurd kan worden en met iedere  browser geopend kan worden.

Outlook 2000 is een centraal onderdeel van alle vier Office 2000-suites. Als je niet meteen helemaal over wilt stappen op het gigantische Office 2000, kun je het ook als aparte module kopen.

Het centrale Outlook Vandaag-venster

Na de installatie vind je het nieuwe Outlook 2000-symbool aan de onderste beeldschermrand rechts naast de start-button. Een eenvoudige muisklik laat direct het 

Outlook Vandaag-venster opspringen, dat alle taken, afspraken en wachtende mails van dat moment overzichtelijk in een enkel venster samenvat. Eindelijk lezen we hier, net als in iedere fatsoenlijke kalender, groot, vet en duidelijk: “dinsdag 5 oktober 1999”, met daaronder in drie aparte kolommen een samenvatting van de belangrijkste actuele informatie uit agenda, taken en berichten. De eerste Outlook Vandaag-kolom “Agenda” somt de afspraken van de komende vijf dagen op, zonder de hele agenda volledig uit te klappen. Je kunt ook twee tot zeven dagen laten samenvatten. Door op “Agenda” te klikken, gaat via een hyperlink de hele agenda open en wordt bijna het hele beeldscherm gevuld. Na het activeren van een bepaalde afspraak wordt alleen het venster weergegeven waarin de geselecteerde afspraak werd ingevoerd met alle bijbehorende informatie en bijlagen. De instructiereeks Acties - Doorsturen activeert direct een e-mailkop, vraagt alleen nog voor wie het bericht bestemd is en stuurt alle detailinformatie en opmerkingen bij deze speciale afspraak naar de ontvanger van onze keuze; bijvoorbeeld om een bepaalde afspraak vast te leggen, om nadere inlichtingen te vragen, voor het delegeren van een taak of voor andere informatie.

Je kunt echter ook meerdere dagen of weken van de Outlook 2000-agenda “als webpagina opslaan”: de normale agenda verandert dan in een aantrekkelijke HTML-pagina die je via de e-mail kunt versturen.

Import- en exportfilters moeten de gebruikers  van de vorige versie gemakkelijk laten overstappen  naar Outlook 2000.

De tweede Outlook Vandaag-kolom “Taken” somt alle actuele plichten in een kort overzicht op. Ook hier leiden hyperlinks van de beknopte titel naar de uitvoerige volledige informatie. Een muisklik op een speciale taak opent het hele takenveld, waar we bijvoorbeeld op de ingevoerde taak “Paul Jansen op 6-10 i.v.m. deadline opbellen” klikken en meteen uitvoerige informatie over de status van de taak krijgen. Door de ‘halfautomatische’ Outlook-actualisering krijgen we dan de melding: “De einddatum is morgen”. Deze en meer statusinformatie sturen we naar de verantwoordelijke persoon met het verzoek de afspraak een dag te verzetten. Enkele muisklikken zijn voldoende om het hele takenvenster inclusief de status van de taak en bijlagen te versturen.

Outlook 2000 denkt heel praktisch een klein beetje met de gebruiker mee, houdt de juiste informatie bij elkaar en biedt in alle denkbare applicatiedeelgebieden e-mailknoppen aan.

 

Outlook 2000 biedt kant en klaar HTML- postpapier voor allerhande gelegenheden, zowel op beroepsmatig als op privé-vlak.

naar top

Vele praktische hyperlinks voor de navigatie

De derde Outlook Vandaag-kolom “Berichten” somt op hoeveel ongelezen berichten (e-mails, faxen, voice-mails, multimedia-mails) er op dat moment nog in “Postvak IN” zitten, hoeveel berichten nog niet afgewerkt zijn (“Concepten”) en hoeveel berichten die klaar zijn om verstuurd te worden nog in het “Postvak UIT” opgestapeld liggen maar nog niet zijn verzonden — als een visuele aanmaning om de offline-notebook binnenkort weer eens via de modem, ISDN-adapter, zaktelefoon-adapter, DECT of via LAN-adapter ‘on the air’ te brengen, om de e-maillijst bij te werken. Ook hier kom je met een eenvoudige korte klik in “Postvak UIT”: dit soort hyperlinks vind je in Office 2000, waar je ook kijkt en klikt — je hebt het gevoel dat je door het World Wide Web surft.
naar top

Contact-manager met personendatabase

Je kunt ook via de Outlook-balk aan de linker beeldschermrand eenvoudig naar de verschillende Outlook-vensters en -gebieden springen, onder andere ook naar de zogenaamde “Contactpersonen”. Dat is een kleine personendatabase met kant en klare registratieformulieren voor alle gebruikelijke gegevens zoals naam, telefoon, fax, zaktelefoon, mailadressen, website, pager, Netmeeting-instellingen, manager, assistent, zakenadres, privé-adres, verjaardag, levenspartner en bijnaam. Achter enkele posities zitten weer verdere menu’s: zo doet het systeem als je op “Naam” klikt ook meteen een voorstel voor een passende aanspreekvorm: mevrouw, de heer, Dr., Drs., ing., Ir., Mr. en Prof. Je hoeft maar een keer met de muis te klikken en de aanspreektitel wordt overgenomen.

 

Het startvenster Outlook Vandaag geeft een  overzicht van afspraken, taken en berichten.

Verder is het via een muisklik mogelijk iedere contactpersoon uit een lange selectielijst te classificeren als belangrijke klant, concurrent, leverancier of favoriet. Net als bij mail, kun je ook aan de elektronische contactkaart elementen toevoegen in de vorm van tekst, gegevensbijlage of als snelkoppeling naar een bestand: bijvoorbeeld een foto van de persoon als JPEG-bestand of heel eenvoudig alle documenten die je met deze persoon (of met zijn contactkaart) wilt verbinden, opslaan of koppelen. In iedere contactkaart zit natuurlijk ook weer de mail-knop in de bovenste werkbalk. Met een klik gaat er een e-mailformulier open, het “Aan...”-veld is logischerwijze al juist ingevuld en de cursor knippert meteen in het eerste, zelf in te vullen veld: “Onderwerp”. Het is erg belangrijk dat je dit veld telkens zo duidelijk mogelijk invult, zodat je als ontvanger respectievelijk afzender alle mails al aan de hand van het “Onderwerp” kunt herkennen.

Behalve de mail-knop zit er ook een telefoon-symbool op de contactkaart. Als er niets anders wordt ingesteld, belt Outlook 2000 in de regel eerst het zakelijke telefoonnummer. Als je direct vanuit de notebook wilt telefoneren, heb je echter een geschikte modem respectievelijk een bijbehorende ISDN-adapter nodig, verder een voor telefonie-applicaties geschikte geluidsprocessor en als het enigszins kan een headset met microfoon en koptelefoon.

Grote aantallen e-mail kunnen met Outlook 2000 flexibel  worden gesorteerd, beheerd en met behulp van een kleurtje  van elkaar worden onderscheiden.

naar top

Visitekaartjes elektronisch als vCards uitwisselen

Als je je elektronische contactkaart goed invult, kun je hem ook als elektronisch visitekaartje in de bijlage van je e-mails via het internet versturen. Als de ontvanger nu ook met een vCard-compatibele e-mailclient werkt, kan hij de vCard-informatie in zijn contactenmap trekken. Dat bespaart onnodig overtypen. Outlook helpt echter ook zonder vCards bij het actualiseren van contactinformatie. Je kunt het namelijk zo configureren dat bij een antwoord op een binnengekomen mail in ieder geval het mail-adres van de oorspronkelijke afzender automatisch in je eigen mail-directory wordt geregistreerd.

 

Vanuit de contactmanager kun je direct mailen,  telefoneren of een waarschuwing instellen dat je  contactpersonen moet opbellen.

Microsoft is er mede dankzij het Outlook Vandaag-venster in geslaagd alle belangrijke informatie voor de dagelijkse persoonlijke organisatie in een keer weer te geven en de gebruiker de mogelijkheid te bieden bijna alle functies en resources van de notebook comfortabel via hyperlinks te bereiken — en dat allemaal vanuit een enkel venster.
naar top

Overzicht van mail-functies: multimedia-mails in HTML-formaat

Outlook 2000 ondersteunt het versturen en ontvangen van e-mailberichten in HTML-formaat, maar rich-text-formaat of plain-text-formaat mag gelukkig ook nog. Net als in moderne tekstprogramma’s kun je lettertypen, grafieken, tabellen, foto’s en hyperlinks ook direct in de HTML-mail bewerken. Je kunt zelfs direct een scannen starten.

Als je je graphics of mail-achtergronden niet zelf wilt ontwerpen of scannen, kun je een heel palet kant en klare HTML-briefpapieren met verschillende lettertypen en achtergronden uit de sjabloon-map van Outlook 2000 selecteren.
naar top

Berichten zoeken en sorteren

Outlook 2000 biedt krachtige, maar toch heel eenvoudige zoek- en organisatiediensten: met een enkele tekstbox kun je berichten, afspraken of taken net als met een internet-zoekmachine op het gewenste begrip of een lettervolgorde doorzoeken.

 

Voor downloads kun je de maximale bestandsgrootte instellen: 1 KB tot 9.999 KB

Het is bijvoorbeeld mogelijk de velden “Aan”, “CC” en “Onderwerp” van alle mails op begrippen of woorddelen te doorzoeken. Als dat niet helpt kun je via de full-text search alle tekstvelden van alle mails doorzoeken. Het zoeken kan echter ook worden beperkt, bijvoorbeeld tot bepaalde contactpersonen of bepaalde periodes.
naar top

Filteren, verschuiven en automatisch omleiden

Talrijke filterfuncties helpen al bij het Postvak IN het overzicht te behouden: zo kunnen bekende afzenders van junkmail ook al op de server worden gewist. Andere afzenders kunnen automatisch naar een speciale map als belangrijk, privé, chef, pers, klant, later lezen, leverancier, opdrachten, enz. worden omgeleid of achteraf worden verschoven. Zo kan een grote hoeveelheid mails beter worden geordend.
naar top

Kleur zorgt voor meer overzicht over de mail-voorraad

De gebruiker kan ook met maximaal 16 verschillende kleuren het overzicht over zijn e-mails verbeteren. Dat bepaal je in regels: zo kun je bijvoorbeeld alle mail die direct aan jou geadresseerd is zwart laten en de mails, die je toch alleen als CC-ontvanger krijgt, in een flets licht grijs kunnen laten weergeven. Maar het mag ook per afzender. Vergelijkbare regels zijn ook op de uitgaande e-mails mogelijk. Je kunt de berichten ieder moment weer een andere kleur geven.

Tenslotte kunnen alle berichten ook in een tijdoverzicht worden weergegeven. Daar zie je in een keer op welke dagen het e-mailverkeer zijn pieken had en op welke vrije dagen of weekends er heel weinig verkeer was.
naar top

Download-opties beschermen tegen KB-bommen in het mailverkeer

Omvangrijke massamails met ongecomprimeerde fotobijlagen kunnen in Outlook 2000 gemakkelijk worden geweerd: in de inbel-opties kun je instellen vanaf welke grootte e-mails niet meer door de server opgehaald moeten worden (1 KB tot 9.999 KB).

 

In Outlook 2000 kunnen multimedia-mails bijna als  een website worden vormgegeven. Zelfs het directe scannen wordt hier ondersteund.

Comfortabele, veilige en snelle downloads zijn met name waardevol voor de mobiele gebruiker, aangezien hij vaak onder tijddruk en op wisselende aansluitingen zijn mails moet ophalen. In de tests die PC Mobiel voor deze workshop uitvoerde, maakte Outlook 2000 al in de laatste bètaversie een vlotte en betrouwbare indruk.
naar top

Verder werken terwijl de download op de achtergrond loopt

Met Outlook 2000 kun je ook tijdens de download van grote hoeveelheden berichten met andere onderdelen van het programma verder werken en mails lezen. Een statusvenster geeft naar keuze aan hoeveel mails er nog binnenkomen en hoeveel er al zijn.

In de regel zal de mobiele gebruiker zelf bepalen wanneer hij een inbelverbinding wil: Outlook 2000 kan ze echter ook schedulen met intevallen van 1 tot 9.999 minuten. Met name zulke onbeheerde downloads kunnen mooi in de daluren vallen.

Ook in combinatie met diverse ISDN-USB-boxen functioneerde de automatische ‘hang-up’ op de notebook goed, maar er blijven altijd wel wat risico’s.
naar top

Import en export van mailbestanden

Als je je mails op verschillende computers oproept, bijvoorbeeld onderweg op je notebook, krijg je een probleem met het synchroniseren. Outlook 2000 heeft echter ook goede import- en exportfuncties. Hierdoor kunnen de onderweg verzamelde en geproduceerde mails op acceptabele wijze in het hoofdbestand worden geïmporteerd. Outlook perst alle berichten in een enkel, sterk gecomprimeerd PST-bestand. Hierdoor hoef je na een reis altijd maar een enkel PST-bestand te importeren.

Als je een beroep kunt doen op intelligente mailservers van je bedrijf of je provider, kun je je mailbestanden natuurlijk ook van daar uit veel gemakkelijker laten beheren, spiegelen, beveiligen en/of synchroniseren. Het IMAP4-protokol is daarbij het beste.
naar top

Mail-protocollen van POP3 tot IMAP4

Volgens de specificatie ondersteunt Outlook 2000 alle belangrijke internet-mailstandaards en -protocollen: hiertoe behoren SMTP en POP3, IMAP4, Message Disposition Notifications en het LDAP. Ook Dynamic HTML, S/MIME, het NNTP, vCard, vCalendar en iCalendar worden ondersteund. Via SMTP/POP3 konden we zonder problemen enkele honderden mails met Outlook 2000 versturen en ontvangen.
naar top

Meerdere mailaccounts inrichten en beheren

Onder Outlook kun je ook meerdere mailaccounts inrichten en beheren. We hebben PPP-toegangen onder UUNET en T-ONLINE getest. Hierbij konden we de berichten uit beide accounts in een gezamenlijke Outlook-inbox laten lopen en aansluitend sorteren, opsommen, doorzoeken en bewerken. 
naar top

Conclusie en testoordeel: we vinden Outlook 2000 heel geslaagd. Met name de mailfuncties zijn op het moment nauwelijks te overtreffen. Als je Outlook 2000 consequent gebruikt, kun je na een korte leerfase je productiviteit en persoonlijke organisatie veilig verder optimaliseren. Outlook 2000 wordt bijzonder waardevol als ook de belangrijkste communicatiepartners hetzelfde of een compatibel systeem gebruiken.
naar top