Multimedia: Professioneel presenteren

Presenteren met je notebook

Voor een professioneel optreden is de beste machine maar net goed genoeg. Er zijn namelijk maar weinig PC-toepassingen die zoveel uit een notebook halen als een goed gemaakte multi-media-presentatie.

Dr. H. Karcher

Of het nu gaat om een bespreking in de conferentieruimte van de eigen firma, een congres in een hotel of om een training bij een softwarefirma, presentaties met behulp van een notebook en daaraan gekoppeld een projector zijn tegenwoordig vaak standaard. Wie vandaag de dag indruk probeert te maken bij het publiek kan het met een overheadprojector en de hand vol met overheadsheets vergeten. Sprekers die het presenteren serieus nemen stellen zowel hard- als softwarematig hoge eisen aan de mobiele techniek.

Snelle processor

Een snelle processor telt als je een goede presentatie wilt geven. Maak je gebruik van een softwareprogramma als Powerpoint van Microsoft of wil je digitale foto’s of korte filmpjes tonen, dan kom je er al gauw achter dat deze geheugen vreten. 100 Mbyte ben je zo kwijt. Wie zeker wil zijn dat zijn full-screen DVD-video filmpje zonder schokken draait, moet toch minimaal een Notebook met een 400 MHz processor combineren met een snelle grafische kaart. Twee kleine trucjes helpen als je een minder sterk notebook hebt en je powerpoint gebruikt met niet al te goed gecomprimeerde foto’s: zorg er ten eerste voor dat je van te voren alle foto’s in een slank formaat opslaat (JPEG bijvoorbeeld) en zorg ten tweede dat je al klikt voor je al helemaal bent uitgesproken. De computer rekent dan al aan het volgende plaatje terwijl je je verhaal nog afmaakt. Zo ontstaat bij het publiek de indruk dat je een perfecte synchronisatie hebt tussen beeld en gesproken woord. Ik geef toe, je hebt meestal wel andere zorgen dan op te letten of het notebook doet wat het moet doen. Komt er dan een vraag uit het publiek over een vorige sheet, vermijdt dan zoveel mogelijk het storende (opvallend trage) terugbladeren. Vertrouw dan liever op je geheugen voor de verdere uitleg.

 

Grafisch georiënteerde presentaties  vragen om een sterk notebook. Blijft de computer hangen, leidt dat tot pijnlijke pauzes.

Plaats op de schijf

Wie zijn optreden wil ondersteunen door een multi media-presentatie, moet de beschikking hebben over enkele honderden Mbytes aan geheugen. Heb je nog enkele grotere Audio- of Video-filmpjes in je presentatie, dan kan het geheugengebruik tot enkele Gbytes oplopen. Heb je als spreker dan ook nog de wens om op alle vragen uit het publiek een antwoord te geven, ondersteund door achtergrond materiaal als graphics, foto’s en animaties, dan zijn de huidige notebook-harddisks van 4 tot meer dan 14 Gbyte geen overbodige luxe. Want laten we wel wezen, als niet alles op de harde schijf past en er toch weer onderdelen op de CD-rom of DVD-rom gebrand moeten worden, lijkt het optreden al gauw op dat van een nerveuze CD-Diskjockey. Dus, alles wat tijdens het optreden niet meteen van de harde schijf afkomt, kun je beter maar meteen vergeten. Niets verveelt het publiek zo dan een schutterige spreker die met een mislukte kwinkslag het publiek probeert te entertainen terwijl hij zoekt naar het goede plaatje.

Externe video-uitgangen

Een hoogwaardige video-uitgang is voor het professionele presenteren van groot belang. Voor een presentatie voor twee of drie personen is de aansluiting met een 21”monitor meestal wel voldoende. Het notebook moet wel minstens over een externe video-uitgang beschikken die een minimale resolutie van 800 x 600 pixels met een ergonomische refreshrate van 85 Hz aansturen kan.

 

Voor presentaties met een geïntegreerde  video-sequentie heb je een notebook met  een video-out-poort nodig.

Een dergelijke video-uitgang kan je natuurlijk ook gebruiken om een data-projector aan te sluiten. Die overigens van indertijd meer dan 50.000 gulden nu al voor minder dan 10.000 gulden te krijgen zijn. Let op, bij enkele superslanke notebooks kun je vergeefs zoeken naar een videouitgang. Zij maken weer gebruik van de externe portreplicator om ‘het grote publiek’ te bereiken. Dus als spreker let je bij de aanschaf van een notebook op de aanwezigheid van een video-uitgang. Voor de presentatie op een grote TV of een groot wand-LCD-scherm is een directe TV-uitgang op het notebook noodzakelijk.

Maar verwacht geen wonderen. Foto’s, Filmpjes en DVD ziet nog wel aardig uit op een TV, maar zodra er tekst of getallen verschijnen blijkt de scherpte tekort te schieten. Zelfs met de huidige PAL-norm haalt de TV de standaard PC-resolutie van 800 x 600 pixels niet eens. Kies dus voor grotere letters, dan valt de lage beeldresolutie van de TV niet zo hard op. In principe geldt dit ook voor de flat-screen-beeldschermen voor zover ze met de gebruikelijke PAL-resolutie werken.

 

	Digitale foto’s kunnen direct met behulp van een USB-poort in de presentatie worden ingebouwd.
	In geval van nood kunnen  foto’s ook met een scanner  worden gedigitaliseerd.

Overheadprojectoren en notebooks zijn slechts weinig compatibel. Terwijl de ene techniek gebruik maakt van plastic filmpjes waar met de verschillende printtechnieken op geprint of met pennen geschreven kan worden, staat er aan de andere kant de wereld van de digitale presentatiemachines. Toch zijn er oplossingen die een combinatie van beiden vormen, Zo zijn er doorzichtige afneembare displays in de handel die je direct op een overheadprojector kunt leggen. De spreker is met een dergelijk apparaat prima uitgerust, zelfs wanneer er niets anders dan een oude overheadprojector aanwezig is. Je legt het apparaat gewoon op de overheadprojector en die zorgt voor de presentatie ervan op de muur. Een nadeel is wel dat over het algemeen de lichtbronnen van de overheadprojector wat zwakker zijn doordat het scherm zelf wat licht wegneemt. Dat betekent in veel gevallen dat je de presentatieruimte iets moet verduisteren.

 

Zonder audio-uitgang is  ook de mooiste presentatie  met stomheid geslagen.

Externe Audio-uitgangen

Een hoogwaardige Audio uitgang biedt goede diensten als er geluid gestuurd moet worden naar een flinke geluidsinstallatie. In de regel beschikt een high-end notebook tegenwoordig over een prima stereo geluid.

De nieuwere apparaten ondersteunen in veel gevallen o.a. Dolby AC3 en MPEG-2 Audio. Ontstaat er een lelijke bromtoon, dan moet je kijken of de computer of audio-versterker-combinatrie goed geaard is. Helpt dat niet moet er eventueel een zogenaamde ‘bromfilter’ tussen notebook en audio-installatie gestoken worden. Je kunt zoiets kopen bij een electronica zaak (of bijvoorbeeld bij Conrad). Er blijft tot slot nog een probleem. Hoe krijg ik mijn rapporten, faxen, brieven probleemloos in mijn notebook?
Hier komt een digitale camera en een scanner van pas.

Digitale camera

Een digitale camera kan een goede hulp zijn. Je kunt het resultaat van de opname in veel gevallen direct op de camera terug zien zonder de moeizame weg van het foto-ontwikkelproces te hoeven bewandelen. Het tweede hele grote voordeel is het feit dat je de foto al kant en klaar gescand in bezit hebt. Het is dan nog een kwestie van drag en drop om ze in je presentatie te laten schitteren. Elders in dit blad hebben we een uitgebreide test gedaan van verschillende camera’s.

Van scanner naar je notebook met USB

Voor relatief weinig geld heb je een goed werkende scanner. Bijvoorbeeld de HP 6200 voor ongeveer 700 gulden. Hij levert een uitstekende beeldkwaliteit en in tegenstelling tot een heleboel andere apparaten uit de markt beschikt hij bovendien nog over een USB-aansluiting. Daarmee kun je probleemloos zonder extra kosten van een SCSI-adapter je scanner aan de notebook aansluiten. Moderne notebooks hebben vrijwel allemaal een USB-bus.

Bijna 10.000 gulden voor een notebook, een kleine 2000 gulden voor een digitale camera en 700 gulden voor een goede scanner. Dan ontbreekt enkel nog een externe CD-brander als backup voor je presentatie. Ook hiervoor bestaan verschillende USB-apparaten. Projectoren kun je kopen of huren bij de gespecialiseerde bedrijven. Daarnaast bieden hotels en conferentie-oorden vaak ook deze service.