Wereldwijd kantoor via internet

Drie jaar na Office 97 verschijnt dit nu Office 2000 met dezelfde structuur en vergelijkbare bediening, maar op talrijke details verbeterd. Met name de webfunctionaliteit voor internet en intranet is uitgebreid.

Harald B. Kärcher /HD

Office 2000 heeft bij alle functies voor internet en intranet progressie geboekt en daarmee is het nieuwe mammoetpakket vooral geschikt voor wereldwijd opererende bedrijven met websites, veel teamwork en professionele communicatiebehoeftes. Veel mobiele gebruikers van krachtige notebooks (Power Users) zullen echter ook blij zijn met de krachtige e-mailfuncties.

Office 2000 is een zeer omvangrijk, geïntegreerd kantoorsoftwarepakket dat applicatiemodules voor alle denkbare bureauwerkzaamheden onder een uniforme bedieningsinterface samenvoegt en onderling verbindt. In de gemakkelijke Premium-uitbreiding bevat het de volgende afgebakende afzonderlijke modules:

1. Word 2000 voor tekstverwerking en mailings
2. Excel 2000 voor spreadsheets, diagrammen en berekeningen
3. PowerPoint 2000 voor grafieken en notebookpresentaties
4. Outlook 2000 voor e-mails, adressen en agendabeheer
5. Access 2000 voor databases, formulieren, berichten en analyses
6. Frontpage 2000 voor het ontwerpen en beheren van complexe websites
7. Office Tools 2000 inclusief Photo Editor voor eenvoudige beeldbewerking
8. Convertor en filter voor het im- en exporteren van weinig voorkomende formaten
9. Internet Explorer 5.0 voor het zoeken, bekijken, opslaan, printen en beheren van websites
10. Publisher 2000 voor eenvoudige lay-outs en persklare publicaties
11. PhotoDraw 2000 voor beeldbewerking, web en presentatiegraphics

Naast deze al bijna alles omvattende ‘Premium-versie’ zijn er 3 kleinere Office 2000-pakketten alsmede een nog omvangrijker complete, professionele versie: de ‘Microsoft Office 2000 Developer’ voor applicatie-ontwikkelaars. Dit mammoetpakket omvat naast de hierboven genoemde modules ook nog Visual Basic 6.0 en meer dan 600 programmeerbare objecten, verder tools en documentatie voor opbouw, beheer en implementatie van oplossingen onder MS Office 2000.

naar top

Evolutie van de Office-pakketten

Vier generaties Office-pakketten.  De afzonderlijke applicaties van voorheen  zijn nu interactieve toepassingen met verbeterde  communicatie en - in laatste instantie - vergaande integratie met HTML.

De nieuwe koers van Office 2000 wordt duidelijk gemaakt door een korte terugblik: de eerste ‘Microsoft Office Professional’ beschikte nog grotendeels over geïsoleerde applicatieprogramma’s: Word, Excel, PowerPoint, Access en Mail en verbindende componenten. Office 95 bracht al een aanzienlijke vervlechting van de afzonderlijke applicaties (mogelijkheid van Compound Documents) en een betere OLE (Object Linking en Embedding), Office 97 bracht nog meer verbeterde communicatiefuncties, Schedule+ en de krachtige Outlook 97. Het groot uitgevallen Office 2000 is met de consequente oriëntering op HTML alle onderdelen zoveel mogelijk internet- en intranet-compatibel ingericht. Volgens een woordvoerder van Microsoft was de visie bij de ontwikkeling van Office 2000 “ .. een voor het web geoptimaliseerde applicatie voor de gehele onderneming. Office 2000 ondersteunt betere informatie-uitwisseling en gegevensanalyse tegen sterk verminderde beheerskosten.”

naar top

De kandidaat en de testomgeving

Bij minimale installatie verschijnt vaak  dit venster met de vraag naar een CD-rom  met het benodigde software-onderdeel.

We hebben een Office 2000 Premium-versie uit het ‘Corporate Preview Program’ kort voor het verschijnen van de definitieve versie getest: als testomgeving kozen wij voor een standaard notebook uit de betere klasse (Scenic Mobile 750) met Pentium II 300 MHz, een harde schijf van 6 GB, met 64 MB SDRAM, een 24x CD-romdrive en uitsluitend Windows 98, geïnstalleerd op een net geformatteerde schijf.

Omdat het om een gigantisch pakket gaat, vraagt het installatieprogramma eerst wat uitgepakt mag worden. Daarmee toont Office 2000 een grote flexibiliteit in de installatie, die geldt voor het gehele pakket, voor de afzonderlijke applicaties en voor talloze subcomponenten, als filters, kant- en-klare sjablonen en assistenten. Voor alle componenten kun je bij de eerste installatie (maar ook later in de onderhoudsmodus) precies uitkiezen wat op de schijf geïnstalleerd wordt en wat eventueel naderhand van een van de Office 2000-CD’s gehaald moet worden. Daarmee kun je een eigen Office 2000 vormgeven van minder dan 100 MB tot meer dan 1 GB. Als je dus weinig vrije ruimte hebt op de harddisk van je notebook, kun je een superslanke mini-installatie uitvoeren. Dan moet je er wel rekening mee houden dat je er later regelmatig aan wordt herinnerd om een programma-CD te plaatsen. Vooral onderweg is dat niet handig.

De jukebox-oplossing: bij een minimale installatie  kunnen weinig gebruikte Office 2000-applicaties  ook rechtstreeks vanaf CD gedraaid worden.

Daarom kozen we liever meteen voor de door het setup voorgestelde ‘typische configuratie’ inclusief update naar de Internet Explorer 5.0. Na het opvragen van de gebruikersgegevens en het Product_ID-nummer installeerde Office 2000 daarmee de eerste 260 MB in 25 minuten bijna zonder ingrijpen van onze kant. Hierin zaten ook de herstart van Windows en de omvangrijke actualiseringen van de systeeminstellingen. Met deze installatie kun je weliswaar goed werken, maar hij biedt bij lange na niet wat het complete pakket vermag.

Met de installatie van 260 MB vraagt Office 2000 bij weinig voorkomende functies steeds om een installatie-CD: dus hebben we de onderhoudsmodus gestart en de ontbrekende features naderhand geïnstalleerd. In 10 minuten breidde Office 2000 dan al de bestaande installatie van 260 MB uit naar een mooie 450 MB. Daarmee waren nu onder andere ook de vele spraakinstellingen in het nieuwe Office-pakket activeerbaar. De Office-module ‘Publisher 2000’ zou het al hebben gered met 136 MB, maar omdat we ook meteen alle Publisher-assistenten op de mobiele machine wilden hebben, waren het er 700 MB en liep het geheel Office 2000 intussen op tot zo’n 1,1 GB.

naar top

Flinke kluif - 1,7 GB

Vervolgens kwamen er nog 190 MB bij voor de volgende module ‘PhotoDraw 2000’ inclusief grafische filters en leerprogramma en zodoende zaten we al op bijna op een totaal van 1,3 GB voor Office 2000. Omdat deze applicatie
tijdens gebruik eveneens continu een andere CD met cliparts en voorbeelden opvraagt, werden er nog eens 433 MB naar de notebook gekopieerd en kwamen in totaal uit op 1,7 GB voor Office 2000 met alle toeters en bellen. Het softwarepakket neemt voor deze configuratie dus een flinke hap van je harde schijf in beslag (beter gezegd diens geheugenruimte) en de installatie had ons tot dusver meer dan een uur gekost. De andere ‘Office 2000 Server Extensions’ en de Office 2000-ontwikkeltools hebben we toch maar liever op een SCSI-workstation onder NT uitgeprobeerd.

naar top

DOC of HTML - probleemloos heen en weer

Maar dan de applicaties. Net als Word 97 is Word 2000 een high-end tekstprogramma voor het maken van teksten, brieven, boeken en mailings met daarbijbehorende kop- en voetregels, voetnoten, tabellen, diagrammen, tekeningen en stroomdiagrammen. Vooral de compatibiliteit met intranet en internet werd verbeterd: zo kan een Word 2000-document desgewenst als Word-bestand in DOC-formaat of ook meteen als website in het HTM- respectievelijk HTML-bestandsformaat opgeslagen worden. In het HTML-document kun je gemakkelijk verder werken, net als je dat tot dusver hebt gedaan in een DOC-document. Ook bij het vaker wisselen tussen de formaten blijven bijna alle
belangrijke features van het Word 2000-document behouden, maar de versiecontrole vervalt.

Met een webassistent wordt ook het ontwerpen van professionele websites met Word 2000 gemakkelijker dan ooit. Om de nieuw vormgegeven websites ook met oudere internet-browsers te kunnen blijven lezen, kun je in Word 2000 alle features en functies uitschakelen die met oudere browsers nog niet leesbaar waren. Als je net een Word 2000-document (aan)maakt, kun je zelfs zonder tussentijds opslaan snel controleren hoe het geheel in HTML als internet-pagina uitziet en dan weer in Word 2000 verder werken.

naar top

E-mails direct uit Word 2000

Een Word 2000-document kun je direct en simpel via e-mail versturen zonder Word 2000 te verlaten en zonder een speciaal e-mailprogramma van tevoren te starten: je hoeft alleen nog te klikken op het e-mailsymbool in de Word 2000-werkbalk en er verschijnt een e-mail-menu boven de Word 2000-(e-mail)tekst en vraagt:

Van: ...
Aan: ...
Cc: ...
Onderwerp: ...
enzovoort.

Deze mail wordt meteen in het internationaal geaccepteerde HTML-formaat verstuurd. Daarmee kan elke bezitter van een HTML-compatibel e-mailprogramma de Word 2000-mail zonder kleur- en formaatverlies lezen en bekijken. Zulke HTML-geschikte mailprogramma’s zijn bijvoorbeeld Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Eudora, diverse Lotus-mailclients en meerdere Netscape-mailclients. Als de e-mails in een soort discussie tussen meerdere deelnemers over en weer gaan, worden de verschillende veranderingen, uitbreidingen, commentaren en toevoegingen automatisch door verschillende kleuren aangegeven en zijn zodoende gemakkelijk te begrijpen en te volgen.

Supersnel wordt van een Word-document in Word 2000  een e-mail gemaakt; gewoon even op de mail-button  in de menubalk klikken.

Ten slotte is het mailen direct uit Word 2000 ook aanzienlijk sneller geworden. Bij de voorganger Word 97 waren er veel klachten met betrekking tot de slechte performance van de daar ingebouwde mail-editor Word-mail, want als onder Office 97 het op zich heel comfortabele Word 97 als e-maileditor werd gebruikt, moest Outlook ook Word als een aparte en gigantische OLE-component opnemen, wat een enorme belasting was voor het werkgeheugen en de processor van de notebook. De applicatie werd evenredig langzamer.

Microsoft Word 2000 daarentegen bedient het mailprogramma met een heel klein mail-enveloppe-programma en wikkelt het proces bij hetzelfde computersysteem aanzienlijk sneller af. Omdat de mobiele businessgebruiker met zijn notebook ook onderweg altijd wil blijven reageren, zal het elegantere, eenvoudigere en snellere mailen rechtstreeks vanuit de tekstverwerkingsapplicatie een echte productiviteits- en kostenvoordeel met zich meebrengen en bovendien een voorsprong op de concurrentie. Vooral onderweg moet alles snel en gemakkelijk gaan, want vaak heb je geen tijd (en eigenlijk ook geen zin) om uit te zoeken hoe je een document het slimst in het mailprogramma importeert of als attachment meestuurt en welk bestandsformaat (txt, rtf, doc, html, usw.) de ontvanger kan lezen en welke niet.

naar top

Multilinguïstische Word 2000-basisversie ...

De wereldwijd opererende zakenman komt in veel landen en loopt tegen veel talen aan: waren er tot dusver meerdere verschillende taalversies van Word, nu worden met Word 2000 voor het eerst alle belangrijke talen door een gemeenschappelijke, multilinguïstische basisversie ondersteund.

Dat heeft twee voordelen: enerzijds kan de centrale systeembeheerder van een multinational in alle landen en taalgebieden dezelfde Word-bestanden installeren en hoeft hij niet veel verschillende Word 2000-programmafiles per land te beheren. In elk land hoef je na de installatie nu alleen nog de speciale taal te kiezen. Vroeger moest je verschillende taalversies kopen en onderhouden.

naar top

... met automatische taalherkenning

De individuele gebruiker heeft de mogelijkheid zijn tekst in verschillende talen in te voeren, zelfs binnen hetzelfde document: volgens Microsoft herkent het programma maximaal 21 verschillende talen vanzelf, kiest de bijbehorende tekensets en de adequate nationale spellingscorrectie: Word 2000 kent onder andere ook Duits, Engels, Frans, Japans, Chinees, Koreaans, Hebreeuws en Arabisch. Thaise, Vietnamese en Indische talen worden momenteel nog niet vanuit de globale algemene versie ondersteund. Het volledige gemak van alle multilinguïstische eigenschappen en de complete omvang van de taalherkenning komen echter pas onder Windows 2000 volledig tot uiting. Wij hebben slechts drie korte tests in Duits, Engels en Frans nog onder Windows 98 in Word 2000 geschreven: de drie talen werden meteen juist herkend, maar twee opzettelijke fouten in de Franse tekst werden in onze test door Word 2000 nog niet vastgesteld. Omdat het programma echter ook voorziet in open interfaces voor nationale woordenboeken, kunnen taalcorrectieprogramma’s ook naderhand geïmplementeerd worden.

naar top

Microsoft Office E-Mail

De rechtstreekse verzending van e-mail  is vanuit alle Office 2000-applicaites mogelijk, dus ook vanuit Excel 2000.

Als je vaak onderweg bent en desondanks altijd direct wilt kunnen reageren op e-mails, heb je naast je zaktelefoon nog een high-end e-mailapplicatie nodig: onder Office 2000 kun je vanuit elke applicatie rechtstreeks e-mails verzenden. Met een klik op de e-mail-button staat niet alleen bij Word, maar ook bij Excel, Frontpage en andere toepassingen de mailheader gelijk klaar en zijn alle mail-vensters ter beschikking. Als je bijvoorbeeld in een Excel-sheet op de mailbutton drukt, vraagt het programma of je de net geopende tabel als mail-attachment wilt versturen of liever geíntegreerd in de mail-bodytekst. Daarna verschijnt de mail-verzendkop boven de Excel-sheet, je kiest de geadresseerde uit het opgeroepen adresboek en Office 2000 verstuurt de tabel in het zeer compatibele HTML-formaat. Een druk op het veld ‘Deze bladzijde versturen’ en je kunt het meteen in Excel verder bewerken. Tot dusver ging dat een stuk omslachtiger: je moest het werkblad opslaan, een e-mailprogramma openen, het document aanhangen of invoegen en dan versturen. Pas daarna kon je naar Excel teruggaan en aan de spreadsheet verder werken. Deze mail-integratie bespaart dus meerdere stappen.

Omdat in principe alle direct-mails uit alle Office 2000-applicaties vóór het versturen naar HTML-formaat worden geconverteerd en als zodanig verstuurd worden, hoeft de afzender zich niet meer af te vragen of de geadresseerde ook over dezelfde programma’s en -versies beschikt (Excel, Frontpage, PowerPoint, etc), om de mails of de attachments te lezen. De ontvanger hoeft alleen maar HTML te kunnen lezen en daartoe is tegenwoordig ieder fatsoenlijk e-mail-programma en iedere gangbare browser in staat. Zo voorkomt het gemeenschappelijke gebruik van het HTML-formaat een groot aantal compatibiliteitsproblemen.

Outlook 2000 biedt nog meer e-mailgemak. Je kunt je e-mails verregaand beheren en alle in- en uitgaande post onder andere op datum, afzender, geadresseerde en onderwerp sorteren. Je kunt ze in verschillende mapjes en kleuren indelen om ze vervolgens te doorzoeken op onderwerp of op tekstinhoud. Verder kun je meerdere e-mailaccounts parallel inrichten, die de post bijvoorbeeld ieder uur automatisch ophalen of junk-mail al op de server verwijderen.

naar top