Voordelen van elektronische post

Snel, goedkoop en ieder moment op te roepen

In het bedrijfsleven is e-mail waarschijnlijk de populairste Internetdienst. Met behulp van een notebook waarmee e-mail verstuurd en ontvangen kan worden kunnen leidinggevenden en buitendienstmedewerkers contact houden met de rest van de wereld.

Bernd Klement

E-mail binnenhalen is in een hotel  vaak alleen mogelijk met een   zaktelefoon omdat de   mogelijkheid voor  datacommunicatie ontbreekt

Electronic Mail, oftewel e-mail is de belangrijkste Internetservice binnen het bedrijfsleven. Een e-mail kan binnen enkele minuten aan de andere kant van de wereld aankomen en op ieder bekend adres. Het voordeel t.o.v. een telefoongesprek is dat de geadresseerde zelf het tijdstip kan bepalen wanneer hij in zijn Inbox kijkt; hij hoeft niet tegelijkertijd met de afzender het Internet op te gaan

China in je hotelkamer

De afstand speelt bij de overdracht van de boodschap slechts een ondergeschikte rol. Als een zakenreiziger uit de VS bijvoorbeeld in een Nederlands hotel zijn post oproept, dan zal dat nauwelijks anders zijn dan wanneer hij diezelfde e-mails leest van een collega op kantoor uit de kamer naast hem.

Het prettigst voor de zakenreiziger is dat hij in een hotelkamer zijn notebook op Internet kan aansluiten - wat niet echt goedkoop is. Als zijn provider op die plaats een inbelpunt heeft kost een verbinding in het Hilton-hotel bijvoorbeeld een gulden per eenheid. Het is dus zeer prettig dat e-mail-berichten meestal binnen een paar seconden gedownload kunnen worden. De meeste hotels hebben nog gewoon analoge telefoonaansluitingen, maar ISDN wint terrein, ook in hotels. De duurdere hotels hebben vaak een business-center waar de moderne voorzieningen aanwezig zijn.

Alternatieve zaktelefoon

Je hebt niet per se een vaste telefoonlijn nodig om e-mails te kunnen ontvangen. Inloggen via de zaktelefoon is ook mogelijk. Hij moet dan wel geschikt zijn voor SMS. SMS staat voor ‘Short Message Service’ en maakt het ontvangen en versturen van berichten mogelijk van maximaal 160 tekens groot. Technisch heb je voor het gebruik van SMS eigenlijk niets bijzonders nodig: de features, die de gebruiker over het algemeen van de e-mailprogramma’s kent, worden door de communicatieserver van de SMS-provider aangemaakt.

Niet alleen op de kosten letten

Behalve de kosten moet je een bepaalde minimumkwaliteit aanhouden als je een keuze moet maken uit de offertes van verschillende serviceproviders. We denken hierbij onder andere aan de mogelijkheid om filters te gebruiken bij het ontvangen van e-mail. Belangrijk is ook de breedte van het communicatie-aanbod - bijvoorbeeld de mogelijkheid om faxen te kunnen versturen. E-mails zouden gecontroleerd moeten kunnen worden op attachments en toegevoegde bestanden zouden naar een normaal e-mail-account doorgestuurd moeten kunnen worden.

Praktijk Grondbeginselen

Perfecte uitrusting

De Lindner-hotelketen in ons buurland Duitsland is een goed voorbeeld van wat nu al mogelijk is. In bijna alle Lindner hotels wordt momenteel een nieuwe telefooninstallatie geïnstalleerd van Siemens met wake-up-call, voice-mail in 99 talen, menubediening in de eigen taal en een aansluiting voor de notebook. Vlak over de grens in het Lindner Hotel Rheinstern in Düsseldorf is het nieuwe systeem al uit te proberen. Daar kan een gast zijn notebook helemaal zonder adapter aansluiten. Er staan hem drie analoge telefoonaansluitingen en een ISDN-aansluiting ter beschikking. In het Lindner Congress Hotel in Frankfort zijn twee beeldtelefoons T-View 100 van de Duitse Telekom ingericht. Deze bieden de mogelijkheid binnenshuis van apparaat naar apparaat te telefoneren of met een beeldtelefoon buiten het hotel te bellen. De beeldtelefoons functioneren net als een traditionele telefoon en de hotelgast betaalt hier de gebruikelijke tarieven voor. De overdracht verloopt per ISDN (2-B-kanalen). De beeldtelefoons hebben extra functies als visuele ruimtebewaking, stilstaand beeld, een digitaal antwoordapparaat en een alfanumeriek tele- foonboek. Verder kan bewegende informatie worden opgeroepen o.a. nieuws, tips voor de vrije tijdsbesteding en speelfilm-trailers via een servicenummer. Voor conferenties en congressen kan een documentencamera worden aangesloten waarmee ingezoomd kan worden op teksten of graphics.

naar top