Interview

Handheld maakt handen vrij bij Thuiszorg Rotterdam

Bij Thuiszorg Rotterdam wordt sinds 1998 een geautomatiseerd urenregistratiesysteem ingevoerd, waardoor een grote tijdsbesparing wordt gerealiseerd. Ongeveer duizend medewerkers krijgen hiervoor de beschikking over een handheld PC, de Velo 1 van Philips. De uren worden geregistreerd met een speciaal voor hen op Windows CE ontwikkeld programma. PC mobiel sprak met Monica Mourits, projectleidster en Erik Noordman, netwerkbeheerder bij Thuiszorg Rotterdam.

Fred Hubers

Monica Mourits, Eric Noordman

Thuiszorg Rotterdam kent een verzorgingsgebied van zo’n 60.000 klanten in de wijkzorg. Het gebied is onderverdeeld in elf thuiszorgcentra die over heel Rotterdam verspreid liggen. De aanleiding om over te gaan naar een geautomatiseerde verwerking van het urenregistratiesysteem was dat medewerkers veel tijd kwijt waren aan het handmatig registreren van de gewerkte uren. Mourits: “Met name de medewerkers die bij de mensen thuis komen, moesten heel veel registratieregels schrijven. De uren die ze bij de cliënt doorbrengen moeten namelijk gedetailleerd verantwoord worden. Dit is belangrijk omdat de klant een eigen bijdrage moet betalen over het aantal uren dat een medewerker van thuiszorg bij hen langs komt. Ook de zorgkantoren willen precies weten welke zorg er wordt verleend. Bovendien moeten ook zaken als reistijd, overleg etc verantwoord worden. Om hieraan te voldoen moesten de medewerkers iedere dag een groot aantal registratieregels schrijven. Het komt vaak voor dat er drie pagina’s A4 aan uren worden geregistreerd per week. Voor de administratie, die deze uren in het centrale systeem boekt, betekent dit ook veel werk. De invoering van het geautomatiseerd verwerken van deze uren scheelt dus veel tijd voor de uitvoerenden, maar zeker ook voor de administratie. Uit de ervaringen van de centra die nu al met de Velo werken, blijkt dat er een tijdsbesparing voor de administratie van ongeveer 10 uur te constateren is bij een groep van ongeveer 45 medewerkers. Het is eigenlijk een tijdsbesparing aan twee kanten, aan de ene kant de administratie en aan de andere kant voor de uitvoerenden.”

naar top

Activiteiten

Thuiszorg Rotterdam levert verschillende soorten zorg aan klanten in Rotterdam zoals volwassenzorg, ouder- en kindzorg, kraamzorg enzovoorts. Op dit moment heeft Thuiszorg Rotterdam ervoor gekozen om in eerste instantie alleen de medewerkers in de wijkzorg en de avond-weekendzorg uit te leveren met de palmtop. Deze medewerkers leggen veel cliëntbezoeken af en moeten dus veel urenregistratieregels verantwoorden. Bekeken wordt of andere groepen medewerkers binnen Thuiszorg in de toekomst met dit programma gaan werken.

naar top

Systeem

Velo, dockingstation en PC

In totaal zullen ongeveer duizend medewerkers worden uitgerust met de Philips Velo1. Op dit moment is het project gevorderd tot 7 van de 11 thuiszorgcentra binnen Rotterdam. Vanuit deze centra gaan de medewerkers de wijk in. Er zijn nu ongeveer 450 à 500 mensen die met de Velo op pad gaan. Zij bezoeken gemiddeld zo’n 8 klanten per dag.
Noordman: “De werkwijze is als volgt: ‘s morgens gaan ze eerst naar het thuiszorgcentrum om sleutels en/of dossiers op te halen. Op het centrum doen ze de Velo in het docking station die aan een werkstation is gekoppeld. Dit werkstation staat weer in verbinding met het lokale netwerk, waarmee contact gelegd kan worden met het centrale systeem van Thuiszorg Rotterdam, het Thuiszorg Informatie Systeem (TIS). Vanuit het TIS worden de meest recente klant- en zorggegevens op de Velo gezet door connectie te maken met het werkstation op het thuiszorgcentrum. Eenmaal per dag worden er namelijk vanuit TIS op dat werkstation de klant- en zorggegevens gezet. Wanneer er dus connectie gemaakt wordt met het werkstation, worden de geregistreerde uren van de Velo naar het werkstation gehaald en tegelijkertijd worden de klant- en zorggegevens direct teruggezet op de Velo. Wanneer de medewerkers de klanten bezoeken, boeken zij direct de gewerkte uren óp de klanten die in de Velo opgeroepen kunnen worden. Daarnaast worden ook al de indirecte uren geboekt, zoals reistijd, overleg enzovoorts.
De administratie van het centrum zorgt ervoor, dat de overgehaalde uren op dat werkstation worden samengevoegd tot een bestand. Dit bestand wordt via het netwerk naar het TIS geëxporteerd. Dit gebeurt door middel van een Telnet-verbinding.
Zowel op de Velo als op het TIS zit een controle of de geregistreerde uren kloppen. Regels die afgekeurd worden, worden afgedrukt op een foutverslag en moeten gecorrigeerd worden.
In de nabije toekomst willen we de wijkverpleegkundigen uitrusten met GSM’s. In het netwerk van de UNIX-machine staat ook een NT RAS (remote access server) met een modem-pool erachter. De gebruiker kan dan met zijn Velo, via een infraroodverbinding naar zijn GSM-telefoon, verbinding maken met een modem, en via het modem communiceren met de UNIX-machine. Het is dan ook mogelijk dat de gebruiker gewoon vanuit huis connectie kan maken en niet meer op het centrum hoeft te komen. Dit moet allereerst nog uitgetest worden”, aldus Noordman.

naar top

Windows CE

Het project is van start gegaan in november 1996. Toen zijn de eerste plannen gemaakt voor het programma dat nu op de Velo staat. In maart 1998 is het eerste thuiszorgcentrum gestart met het testen van de palmtop. Noordman: “We zijn in eerste instantie gestart met een HP 320LX. Daar is het programma op ontwikkeld en binnen onze organisatie getest. Op een gegeven moment kwam ook de Velo 1 van Philips in beeld. Toen hebben we de beide apparaten met elkaar vergeleken, zowel technisch als qua prijs. Uiteindelijk hebben we gekozen voor de Velo.
Het Windows CE platform heeft veel voordelen met betrekking tot het uitwisselen van bestanden. Dat hebben we zelf ondervonden, want de software die we voor de HP ontwikkeld hadden, konden we feilloos overzetten op de Velo terwijl daar toch een andere processor in zit. We moesten alleen de source opnieuw compileren voor deze processor en een aantal statements aanpassen. Als zou blijken dat Philips de productie van de Velo zou stoppen, dan kunnen we zonder problemen overstappen naar een ander model. We zijn dus niet meer afhankelijk van één leverancier, ook dat is het voordeel van Windows CE.”

naar top

Overstap

Er was duidelijk scheiding merkbaar in hoe snel de medewerkers leerden omgaan met de handheld. Mourits: “Aan de ene kant heb je de mensen van de wijkzorg die, voordat het huidige project van start ging, al met een Psion werkten. Deze groep mensen ging heel gemakkelijk over op de nieuwe Velo. Aan de andere kant had je de mensen die nog urenkaarten schreven. Voor hen was het een grotere stap om de urenregistratie geautomatiseerd bij te houden. Maar tot nu toe is er nog niemand geweest die helemaal niet met de Velo kon werken.
We hebben heel erg gelet op de gebruiksvriendelijkheid van het programma zelf: zo min mogelijk zelf invoeren, zo veel mogelijk gegevens automatisch berekenen en een zo kort mogelijke invoertijd.”
Noordman: “Iedereen krijgt een training van anderhalf uur. Daarna mogen ze de Velo mee naar huis nemen en er een week lang mee oefenen. De Velo hebben we gewoon de Velo gelaten. De mensen kunnen hem dus ook thuis gebruiken voor eigen toepassingen. Er zal best wel eens patience mee gespeeld worden. Als men meer dingen probeert te ontdekken op de Velo, zullen ze meer bedreven worden in het werken ermee. Ze moeten er natuurlijk wel verstandig mee omgaan. Als ze het systeem beschadigen of de (oplaadbare) batterijen laten leeglopen zijn ze zelf gedupeerd: de sofware moet dan opnieuw geïnstalleerd worden en hun registratieregels kunnen verdwenen zijn.”
Mourits: “Van tevoren waren we bang voor uitval door fysieke schade, maar dit valt erg mee. Na een jaar hebben we slechts twee kapotte apparaten en een zoekgeraakte leespen. De medewerkers zijn er heel voorzichtig mee.”

Database ontwikkeling voor Windows CE

Tot nu toe zijn er geen volwassen database tools en programma’s op de markt voor Windows CE. Grote database-producenten als Sybase, Oracle en Raima Corporation hebben wél bètaversies van verschillende database tools en -producten. Microsoft heeft zelf kort geleden een System Development Kit (SDK) gelanceerd voor Windows CE versie ADO (Active Data Objects). Met deze SDK is geavanceerde databaseontwikkeling voor Windows CE mogelijk, ook met SQL. De applicaties worden geschreven met behulp van Microsoft Windows CE Toolkits for Visual Basic 5.0 of met Visual C++ 5.0. Er is ook nog een andere manier voor mobiele databaseontwikkeling: de Windows CE Object Store API’s. Deze API’s (Application Programmable Interface) vormen een uitbreiding van Win32 API’s voor Windows CE en bevatten ondermeer basale database-operaties zoals: - openen van een database: CeOpenDatabase; - sluiten van een database: CloseHandle; - creëren van een nieuw record: eWriteRecordProps; - verwijderen van een record: CeDeleteRecord. De Windows CE Object Store API heeft een beperkt toepassingsgebied. Hij kan alleen gebruikt worden om een “flat-file” database te creëren en te bewerken. Een “flat-file” database heeft alleen maar een tabel. Er zijn geen mogelijkheden in deze database vorm om tabellen met elkaar te relateren. De Object Store API’s kunnen worden gebruikt binnen Microsoft Windows CE Toolkits for Visual C++ 5.0 en ook in de bètaversie van Windows CE Toolkits for Visual C++ 6.0. Met dank aan Sergei Baranov van Kolya Mobile Computing.

naar top

Updates

De basis van het urenregistratieprogramma is drie jaar geleden in BASIC ontworpen voor de HP, in eigen beheer van Thuiszorg Rotterdam. Dit heeft als basis gediend voor het programma dat er nu staat. Dit programma is geschreven in C++. Tevens is dit weer in eigen beheer van Thuiszorg Rotterdam gebeurd. Programmeur van het projectteam dat hiervoor verantwoordelijk was, was Sergei Baranov (zie kader op pagina 49).
Mourits: “Wanneer er een update is van het urenregistratieprogramma, wordt dat automatisch op de Velo gezet wanneer ze contact maken met het werkstation op het thuiszorgcentrum. Er zit een controle in het programma om te kijken of de versie op de Velo een oudere versie is dan die op het netwerk staat. De laatste tijd hebben we nog wat kleine wijzigingen aangebracht. Zo’n centrale update geschiedt ongeveer 1x per jaar, het laatst was dit in de zomer van 1998.”

naar top

Keuze

De komende jaren zijn er geen plannen om over te stappen naar Windows CE 2 of naar een uitgebreider model Velo, bijvoorbeeld de 500. Dat is met name een praktische keuze. Noordman: “We maken op dit moment alleen maar gebruik van het urenregistratiepakket dat wij geprogrammeerd hebben en niet van alle toeters en bellen van Windows CE zelf. Het registratieprogramma draait snel genoeg op de Velo 1. Deze is uitgerust met 12 MB en CE versie 1. Het voordeel van CE 2.0 was dat je data kon uitwisselen met een Windows 95-computer. Een ander voordeel was dat de datum en tijd gesynchroniseerd werden. Het nadeel was echter dat het kopiëren van de software van CE 2.0 (van cd-rom naar Velo) ongeveer 45 minuten duurt en het ging bij ons heel vaak op het laatste moment verkeerd. Je kunt je voorstellen hoeveel tijd dat kost met duizend Velo’s.”

naar top

Trackers

Samsonite is een overbekende naam op het gebied van koffers en tassen. De attaché-koffers van dit merk behoren tot het cultuurgoed van de westerse kantoorarbeider en sinds een jaar of twee beweegt dit merk zich ook op het gebied van notebooktassen. De kwaliteit die we kennen van de bestaande koffers is aangehouden bij de nieuwste serie blauwe ‘Trackers’, tassen en tasjes voor notebooks en PDA’s.
Samsonite biedt Trackers in vier maten. Daar zitten twee volwassen notebooktassen bij en enkele kleine tassen voor een grote mininotebook, een handheld plus telefoon of discman plus cd’s. Een heel klein tasje voor de kleinste mobiele apparatuur (palmtop, walkman of kleine organizer) maakt de serie compleet .
De tassen zijn gemaakt van middelblauw kunstvezel en voorzien van kleine stukken suede voor accentuering van de vorm.
Alle compartimenten zijn voorzien van inschuifvakjes voor diskettes, cd’s, pennen en ander gerei wat onderweg van pas kan komen. De tassen zijn gemakkelijk in te delen zonder zorg waar je de rest van de spullen nu moet laten.
Het grote compartiment voor notebookPC, handheld of een ander elektronisch apparaat heeft een rug van klitteband. Daarop kan een handheldapparaat met kleine klitteband-stickers of een notebook met een speciale klitteband-riem op worden vastgezet.

naar top